Preguntas Frecuentes
¿Cómo es el proceso para poner a funcionar Welcome en una organización?
Primero es importante especificar que se requiere una infraestructura de red.
En uno de los servidores de esta red interna o red LAN/WAN normalmente en el servidor de aplicaciones se instala el WELCOME SERVER o parte administradora de la aplicación y la base de datos, de otro lado en el (los) PC de escritorio se instalará(n) el Welcome Portería que controla de ingreso de los visitantes y/o contratistas, esta licencia de Welcome Portería debe instalarse en cada uno de los PCs donde físicamente se controlara el ingreso y salida de visitantes y contratistas.
Dependiendo también de los requerimientos de la compañía, Welcome, puede funcionar con dispositivos de biometría, Control de Acceso, códigos de Barras, impresoras y cámara Web.
Una vez realizada la instalación anterior, se procede a la configuración y cargue inicial de la base de datos de Welcome, posterior a ello se hace la capacitación por módulos (Administración y Portería), el tiempo total de duración de esta puede oscilar entre 5 o 6 horas cuando máximo.
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¿Cómo es el proceso de reconocimiento o integración de los equipos asociados a Welcome, como lectores biométricos, impresoras etc.?
Welcome tiene la capacidad de trabajar directamente con diversos equipos de biometría ya que los fabricantes han depositado en Best Technologies S.A su confianza y nos han brindados las herramientas necesarias para la integración con la aplicación a través de Drivers de comunicación desarrollados en alianza directo con los fabricantes de Hardware.
¿se necesita incluir horas de consultoría de parte de Best para hacer esta terea?
No es estrictamente necesario incluir horas de consultoría si el hardware con el cual se quiere integrar Welcome ya esta pre configurado en su versión comercial, de lo contrario si seria necesario.
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¿Cómo es el proceso de licencia, cuanto dura, como renovar dado el caso?
Nuestro cliente (integradores de soluciones / mayoristas, etc.) envían a Best Technologies S.A una orden de compra con la cual autorizan la generación de una o varias Licencias dependiendo de los requerimientos del cliente, una vez generadas estas licencias las mismas son enviadas al cliente, canal o integrador para dar inicio al proceso de instalación, configuración y puesta en marcha de la aplicación de control de Visitantes y contratistas Welcome.
El licenciamiento es a perpetuidad y no requiere de una renovación. Las actualizaciones estarán disponibles en nuestro sitio WEB y tendrán un costo dependiendo de las nuevas funcionalidades que se ofrezcan.
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¿Cómo se personaliza Welcome para cada cliente? ¿lo hace la gente del equipo BestTechnologies o lo puede hacer uno como vendedor?
Welcome posee un menú de funcionalidades y parámetros con el cual se puede realizar esta tarea, y si es necesario agregar un tipo de hardware se debe verificar antes si el hardware que se quiere vincular esta pre configurado y soportado por la aplicación.
Esta acción la puede llevar a cabo cualquier persona siempre y cuando tenga los conocimientos necesarios para ello.
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Ya conozco otras soluciones de control de acceso, ¿en qué se diferencia Welcome?
En la jerga del mercado de “seguridad electrónica” reconocemos un sistema de control de acceso como aquel conformado por paneles de control de acceso donde conectamos lectores (de biometría, de proximidad, de código de barras, banda magnética, etc.), chapas electromagnéticas, sensores de puerta abierta, REX, tenemos entradas de alarma, salidas, etc. y un software que administra y parametriza todo el sistema de acceso con zonas de tiempo, políticas de acceso, niveles de seguridad, etc. Este tipo de sistemas esta 100% diseñado y construido para controlar físicamente la entrada y salida de personal propio de las compañías, es decir empleados de nomina de la compañía y no para controlar personas externas que visitan u otros que ingresan a realizar trabajos especificos (contratistas) a la compañía.
Considerando lo anterior y siendo precisos en el tema, WELCOME es un complemento que puede ir o no integrado a los sistemas de control de acceso como los descritos anteriormente.
Welcome es una solución 100% diseñada para el control de entrada y salida de visitantes y contratistas en una compañía. Como tal, WELCOME no requiere, ni viene con paneles de control de acceso, y tiene la capacidad para integrarse con dispositivos biométricos para el registro de los visitantes, integrarse con cámaras web e impresoras.
Welcome como solución para el control de visitantes y contratistas tiene grandes diferenciadores que la ponen al frente de otras soluciones del mercado. Entre ellos podemos mencionar su integración REAL con sistemas de control de acceso de la marca BOSCH con sus sistemas AEC o Access Easy Controller, con sistemas de control de acceso SIEMENS con sus sistemas Sipass Entro. Estas integraciones permiten un control y seguimiento mucho mas preciso de los visitantes y contratistas dentro de la compañía. Actualizaciones automáticas de las bases de datos de empleados en Welcome directamente desde el sistema de control de acceso o sistemas de información propios de la compañía, actualización automática de los niveles de acceso desde el sistema de control de acceso hacia Welcome y muchas otras funcionalidades propias de la integración logradas gracias a las alianzas y acuerdos directos con estos fabricantes.
De otro lado Welcome como sistema en si cuenta con una excelente interfaz grafica y manejo basado en la web que le proporciona a cualquier usuario mediante un login y un password un acceso directo a través del navegador de internet para que este interactúe con la información en línea que se genera a partir de una llegada de un visitante, o que este mismo usuario programe una o varias visitas futuras de una o varias personas externas a la compañía para que su ingreso a la misma sea casi de inmediato al momento de su llegada.
Otras ventajas de Welcome en lo referente al control de ingreso de contratistas es la funcionalidad de ver, o conocer previamente las fechas de vencimiento de sus ARP, EPS o pasado judicial si es el caso, permitiendo tomar medidas frente a cada situación, esta y mucha mas información puede ser visualizada a través de reportes de quienes los visitan frecuentemente.
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¿Qué tipo de equipos están en capacidad de integrarse con Welcome?
Welcome esta en capacidad de integrarse con dispositivos biométricos (de huella, de geometría de la mano, etc) de código de barras, cámaras web, impresoras y dispositivos de firma digital.
Hoy en día Welcome esta integrado con varias Marcas de Dispositivos Biométricos entre ellas Digital Persona, Bioscrypt y Topaz (Firma digital y Biometría).
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Si no tengo experiencia en vender software, ¿qué hago para vender Welcome?
Vender Welcome es muy sencillo, de entrada la problemática que resuelve Welcome es muy fácil de entender, es muy intuitiva para cualquier persona que tenga o no tenga experiencia en venta de software o tecnología en general, un buen vendedor soñaria con tener Welcome en su portafolio de productos. Así que lo primero es tener claro la problemática que resuelve Welcome. Lo segundo importante es conocer bien las funcionalidades y potencial de Welcome soportado en la gran infraestructura de desarrollo e innovación de Best Technologies S.A. y para este proceso cuenta con todo nuestro apoyo y respaldo con ayudas en nuestra pagina Web, con nuestros técnicos e ingenieros, y todo el respaldo si es necesario de los grandes fabricantes de Hardware biométrico y de control de acceso en el mundo..
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¿Cómo es el sistema de activación de la licencia Welcome?
Una vez instalado y configurado Welcome en su totalidad, es necesario hacer el registro y activación de la aplicación para comenzar a utilizarla.
El proceso consiste básicamente en activar vía web la clave o serial proporcionado por Best Technologies S.A en la licencia.
Este proceso de activación se realiza a través de un link o vinculo que lleva al sitio web de nuestra compañía (se requiere de una conexión a internet), ahí se verifica la autenticidad de dicho serial y se genera en conjunto con el numero de la orden de compra y la “Mac Address” de la maquina huésped o PC en el que esta Instalado Welcome Portería una llave compuesta de caracteres alfanuméricos que serán requeridos al momento de abrir por primera vez la aplicación.
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Para una instalación estándar de Welcome ¿que recomendaciones son importantes para tener en cuenta?
Las recomendaciones básicas para una instalación estándar son las siguientes:
Tener una infraestructura de red
Tener una licencia valida de la aplicación.
Tener dos o mas equipos de computo (PCs) para la debida instalación de Welcome. (La configuración de uno de ellos debe ser superior a la del otro debido a que uno asumirá la función de servidor y será al que las demás maquinas de la red accesarán para conectarse a la base de datos. El sistema operativo de cada maquina deberá ser Windows 2000 o superior preferiblemente.)
Tener una cámara web sencilla para la toma de fotografías al momento del ingreso de los visitantes o contratistas a la compañía.
Tener una conexión a internet para realizar el registro y activación de la aplicación.
Tener instalada una versión de Adobe Acrobat (Preferiblemente 7.0 o superior)
Tener personal idóneo para el manejo de Welcome.
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¿Cómo hago para comprar e integrar los equipos de las marcas que representan?
Las cámaras web por ser un dispositivo hoy en día tan común y de fácil consecución pueden ser adquiridas directamente por el cliente final o a través del integrador con algún proveedor de este tipo de cámaras. No necesariamente deben ser adquiridas y/o instaladas por BEST TECHNOLOGIES.
Con respecto a los dispositivos biométricos de huella de marca “Digital Persona” el integrador puede adquirirlos directamente con nosotros. Normalmente los tiempos de entrega para este dispositivo son 3 – 4 días.
Con respecto a los dispositivos biométricos de geometría de la mano para control de acceso “Hand Key” y control de tiempo “Hand Punch”, pueden ser adquiridos directamente con Best Technologies SA y gozar de las ventajas que brindamos como Business Partner en Colombia de la marca Recognition Systems / Schlage. Si no hay inventario los tiempos de entrega normalmente son 30 dias.
La forma de pago en hardware es: 50% con orden de compra y 50% a la entrega. O dependiendo del integrador podría ser:
a) 50% con orden de compra y 50% a 30 días,
b) 50% contra entrega y 50% 30 días,
c) 100% a 30 días.
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La compra de los equipos de las marcas que representan está exclusivamente ligada a la compra de Welcome?
No.
Si un integrador requiere por ejemplo equipos HAND KEY para utilizarlos como un sistema de control de acceso stand alone o integrados como un lector biométrico a un sistema de control de acceso puede adquirirlos sin ningún problema con Best Technologies SA aun sin que exista una compra de WELCOME de por medio.
Igual sucede si la necesidad es de equipos biométricos de geometría de la mano HAND PUNCH para sistemas o requerimientos de control de tiempo laborado.
Nosotros como Business Partner atenderemos sin ningún inconveniente asuntos de soporte y garantías sobre esos equipos.
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En caso de tener un cliente que ya conozca a BestTechnologies (por otros productos), ¿le puedo vender directamente Welcome?
SI. Sin lugar a dudas, nuestro compromiso ahora es acompañar y respaldar 100% a los integradores, ser su consultor tecnológico y proveedor de Welcome y equipos biométricos, no queremos ni pretendemos llegar al cliente final.
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¿Hay peligro de quedarse sin sistema (Welcome) en caso de perder conexión a internet?
No.
La conexión de Welcome cliente (porterías) y/o empleados a la base de datos de Welcome normalmente debe hacerse a través de la red LAN o de la intranet de la compañía, de esta forma es independiente de la conexión a Internet.
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¿Es verdad que Welcome permite, a diferencia de otras soluciones administrar el acceso de contratistas?
Si.
Welcome permite catalogar un sin numero de tipos de visita, entre ellos la de contratistas. Para ello se define al momento de su ingreso información específica y actualizada de su seguridad social (EPS, ARP y el Pasado Judicial si se requiere).
Además permite controlar su ingreso a la compañía a través de ordenes de trabajo que deberán crearse y diligenciarse previamente por la persona a cargo de la obra (Jefe de Proyecto) perteneciente a la compañía, quien supervisara detalles como el horario en que se efectuara dicha labor, quienes podrán realizarla, durante cuanto tiempo, capacitaciones que se requieren para ello y los materiales o herramienta con la que ingresaron los contratistas.
Esta información la pueden visualizar los usuarios del sistema a través de reportes generados en rangos de fechas si así lo desean.
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En caso de que el cliente lo quiera, ustedes ofrecen el servicio de alojar la aplicación en el servidor de Best?
No, hoy en día Welcome no trabaja bajo el modelo ASP.
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¿Con la licencia que se compra ya vienen incluidos todos los módulos o es necesario pagar algo adicional?
Con la adquisición de una licencia Welcome Server se incluye el modulo de administración y una licencia cliente de portería.
Licencias cliente (portería) adicionales tienen un costo adicional.
Cuando se requiere algún tipo de integración especial con sistemas de control de acceso, sistemas de información del cliente final o hardware diferente es necesario hacer un levantamiento de requerimientos específicos para la respectiva cotización.
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¿Es posible que alguien ajeno pueda irrumpir en este sistema o en los datos del cliente?
Con mucha confianza podemos decir que NO.
Hay varias razones, todo el sistema Welcome incluyendo TODAS sus contraseñas e información está protegido y encriptado con el sistema MD5 (uno de los sistemas de encriptación mas seguros del mundo).
De otro lado el sistema Welcome no tiene salida a Internet como tal, es un sistema local.
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¿A qué tipo de empresas les interesa Welcome?
Welcome es ideal para todas aquellas compañías que les es importante:
Saber quien entra y sale de sus instalaciones, sin son empleados, visitantes, contratistas teniendo al mismo tiempo un registro fotográfico y dactilar de cada persona.
Saber a donde se dirige exactamente personal externo de la compañía, con quien se va a reunir, cuanto tiempo estuvo o estará en la compañía.
Identificar de manera precisa “que” entra y “que” sale de la compañía: equipos portátiles, herramientas, etc.
Tener un control sobre el estado de las condiciones de ARP, EPS de los contratistas.
Tener o mantener certificaciones de seguridad tipo BASC.
No permitir el ingreso de personas NO DESEADAS o bloquedas por razones de seguridad.
Ser agiles y profesionales en el proceso de ingreso a la compañía por parte de personas externas.
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¿Porqué usar Welcome?
Welcome es la herramienta perfecta para el control de visitantes y contratistas:
Por su precio.
Por que su diseño esta basado en una plataforma web
Por que soporta varios tipos de base de datos (Oracle, SQL Server, PostgreSQL)
Por que es robusto, sencillo, confiable y fácil de usar.
Por que no requiere de soporte permanente para su mantenimiento o su administración.
Por que se puede integrar con diversos tipos de marcas de hardware especializado para el control de acceso.
Por el soporte técnico.
Por su gran adaptabilidad y potencial para INTEGRARSE con sistemas de control de acceso y/o sistemas de información propios del cliente.
Por su alto desempeño.
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¿Qué necesito tener y hacer para poder vender Welcome exitosamente?
Es importante contar mínimo con un equipo portátil con la idea de instalar alli una licencia Demo de Welcome y asi poder realizar presentaciones al cliente final.
Es importante recibir una capacitación del sistema o mínimo recorrer todas las ayudas que disponemos en nuestro sitio web.
Estar registrado como integrador en la base de datos de Best Technologies SA.
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